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Cierre de Contabilidad
Antes de
empezar.
Si tiene impresora de inyección ó láser, le
recomendamos que imprima este correo sobre papel, ya que será
más fácil seguir los pasos.
Haga copia de Seguridad de su Contabilidad. Si
no ha hecho nunca antes Copias de Seguridad,
le recomendamos que haga click en este enlace para aprender
más acerca del tema. También tiene a su disposición el programa
de Copias de Seguridad de Dominio Informática, especialmente
creado para nuestras aplicaciones. Si usa el
Microsoft Backup la carpeta 0012001 (en el caso de que su empresa tuviera el
código 001) que está dentro de la carpeta COMTOOL. Un simple Copiar y Pegar de
esa carpeta es también muy rápido y suficientemente eficaz.
Ahora vamos a
detectar posibles descuadres. Haga click en el menú de
Especiales de su Contabilidad y seleccione la opción Buscar Descuadres en
Asientos. Luego haga click en el botón Buscar para empezar la detección de
descuadres.
Asegúrese de que su Diario esté bien
numerado, para ello haga click en el menú de Especiales de su
Contabilidad y seleccione la opción Renumerar el Diario, haga click en el botón
COMPROBAR para que empiece la detección. Si tuviera los asientos mal numerados
le recomendamos luego usar la opción RENUMERAR. Atención este proceso es largo y
no debe ser interrumpido o podría perder datos, es más que recomendable hacer
una copia de seguridad.
Procedimiento
del cierre.
Haga click en el menú de Listados y Balances para obtener
su Listado de Cuenta de Explotación. Es muy importante que se
saque este listado antes del asiento de explotación.
Haga click en el menú de Cierre y seleccione
Regularización o Asiento de Explotación. Le aparecerá una
ventana pidiendo la fecha del
asiento, donde debe cambiarla por el dia que quiera y el año
2001. La cuenta de Explotación,
normalmente una 129XXXXX, que ya deberá tener creada si tiene más de un
ejercicio contable o que deberá crear en su Plan Contable si es el primer
ejercicio. Finalmente el número de asiento se lo asigna el programa
automáticamente. Haga click en Regularizar para empezar.
Haga click en el menú de Listados y Balances para obtener
su Listado de Balance de Situación. Es muy importante que se
saque este listado antes del asiento de cierre.
Haga click en el menú de Cierre y seleccione Cierre
del Ejercicio. Le aparecerá una ventana pidiendo la fecha del asiento, donde debe cambiarla por el dia
que quiera y el año 2005. El número de asiento se lo asigna el programa
automáticamente. Haga click en Aceptar para empezar.
Ahora hay que hacer el asiento de Apertura, para ello haga click en el menú
de Cierre y seleccione Apertura del Ejercicio.
Le aparecerá una ventana informando del número de asiento de cierre y la fecha
de la Apertura, que habrá que cambiar por 02/01/2005. Ahora deberá seleccionar
entre estas 2 opciones:
Copiar el Plan de Cuentas al Nuevo Ejercicio. Esta opción
solo deberán usarla aquellos
que no han creado la empresa del ejercicio siguiente (en este caso el 2005) y
por supuesto quieren que el plan contable se traspase "tal cual" al siguiente
ejercicio. Esta opción no deberán
usarla aquellos que ya han creado la empresa del siguiente
ejercicio porque podría perder las nuevas cuentas contables que hubieran creado.
Conservar el Plan de Cuentas del Nuevo Ejercicio. Esta
opción mantendrá intacto el Plan de cuentas que ya hubiera modificado en el
nuevo ejercicio.
Ultimos
consejos.
No saque un Listado de Cuenta de explotación después de haber hecho
el asiento de explotación ni un Listado de Balance de Situación después del
cierre, ya que obtendría estos listados a 0. Además la Contabilidad
utiliza estos listados lanzados antes del cierre para obtener los datos de la
columna de resultados del ejercicio anterior, con lo que también saldría a 0. El
programa ya le avisa si intenta hacer esto, pero si aún así ha continuado la
única forma de reparlo es borrar el asiento de regularización y cierre y
comenzar de nuevo el proceso para recuperar estos listados finales.
El listado de la Cuenta de Explotación y el listado de Balance de
Situación están confeccionados conforme al B.O.E. con el Plan General
del 91. Pero se pueden añadir o quitar cuentas de las diferentes masas
patrimoniales (recomendamos llevar mucho cuidado al hacerlo). Para hacerlo vaya
a Configuración en el menú de arranque de la Contabilidad y en la Pestaña de
Conf. Balances encontrará la configuración del B.Situación y Cta. Explotación.
Para añadir haga click con el ratón y luego pulse la tecla Insert del teclado.
Para borrar haga click con el ratón y luego pulse las teclas Control y Suprimir.
Si haciendo diferentes pruebas ha dejado inservible la configuración podemos
volver a enviarsela por correo electrónico.
Algunos clientes nos han preguntado por la forma de tratar las
cuentas 551,552 y 553. Estas cuentas están configuradas para aparecer
por la suma de su debe en el Activo y por la suma de su haber en el Pasivo. Es
decir no se tratan como las cuentas normales que dependiendo de que el saldo
final sea deudor o acreedor van al Activo o Pasivo. Como hay cierta controversia
incluso entre los asesores contables, si desea que estas cuentas se muestren
como las cuentas normales vaya a la Configuración de la empresa en el menú de
arranque de la contabilidad y en la pestaña de Conf. Balances en el cuadro de
Situación, busque el apartado: A_D3N y en las cuentas 551,552 y 553 quite la 'A'
que encontrará en la columna Tipo Cuenta. Para quitarla haga click con el ratón
y pulse la tecla espacio. Luego vaya al apartado: P_EN y proceda de la misma
manera.
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