Cierre de Gestión

Antes de comenzar.

El cierre de los datos de gestión se ha de utilizar al final del año natural o de la temporada. Permite liberar al ordenador de los movimientos acumulados durante el año, de esta manera los listados, informes y manejo en general será más ágil y rápido.

El proceso de Cierre es simple: Crear otra empresa de gestión con una copia exacta de todos los datos del año, de esta manera podremos seguir consultando, agregando o modificando la información. Finalmente dejar en la empresa activa, normalmente la 001, solo los datos maestros (clientes, artículos, formas de pago, etc.) y a su elección borrar todos los movimientos o dejar los pendientes (albaranes ptes. de facturar, pedidos pendientes de servir, presupuestos pendientes de confirmar, etc.).

Hemos desarrollado para nuestros clientes un programa de Cierre, para usar sólo en estos casos. Aunque es muy parecido al proceso de Cierre ya incorporado en el menú de Accesorios de la GES2MIL, es muy recomendable utilizar esta versión, haga click aquí para descargársela si no la tiene.

Antes de comenzar con el cierre, asegurese de lo siguiente:

Si posee mas de un ordenador, apague todos menos el principal que será el utilizado para el cierre.

Cierre el programa si lo tiene en uso. Incluso es muy recomendable reiniciar el ordenador.

¡¡Muy importante!!: Haga una copia de seguridad (haga click en este enlace si quiere aprender como hacer una copia de seguridad ) de esta manera podrá restaurar la información si aparecen incidencias.

Lea atentamente la ayuda que le muestra el programa de cierre a la derecha de la pantalla.

Durante el cierre el programa le mostrará mensajes con los problemas encontrados durante el proceso. Al finalizarlo deberá remitir a Dominio Informática el reporte de estos errores que el mismo programa emitirá.

Si Usted a tenido problemas con el cierre no introduzca más información hasta que podamos catalogar los problemas encontrados. Si es posible envie el reporte de errores directamene a nuestro Fax: 965-442-465.

Si tiene dudas consulte con el servicio técnico del programa, llamando al 966-661-310 o enviando un correo a sat@dominiosoft.com..

Si Usted tiene en cuenta estos pasos no tendrá ninguna dificultad en empezar el año correctamente.

En que consiste el Cierre.

El programa de gestión de Dominio Informática recomienda que se trabaje con el código de empresa 001 para cualquier año/temporada. Para poder seguir trabajando con este código pero sin perder los datos del año/temporada que se va a cerrar, deberemos crear una empresa nueva donde se vuelquen los datos antiguos vaciando después los datos de la empresa 001 que no se deseen mantener. Por ejemplo:

Durante este año 2006 hemos estado trabajando con el código 001 y ahora vamos a realizar el cierre de esta empresa. ¿Como actuaria el cierre?. Pues creamos la empresa 206 y volcamos los datos de la 001 sobre la 205. Acto seguido eliminamos facturas, albaranes, pedidos, etc en la empresa 001 y mantenemos los clientes, articulos, proveedores etc., por lo tanto Vd. sigue trabajando con la empresa 001.

Como hacer el Cierre.

Siga estos pasos para hacer un buen Cierre. Si le resulta más cómodo imprima esta ayuda. Haga click en el menú de Archivo de su navegador y luego seleccione la opción Imprimir.

Haga doble click en el Icono Cierre que se encontrará en su escritorio, si no lo tiene debe descargar el programa de Cierre antes de continuar.

Pestaña de Nueva Empresa.



Ahora ejecute el programa Cierre (encontrará un icono en su escritorio). Una vez tengamos la primera pantalla del cierre, introduciremos el código de la empresa a cerrar ( suele ser la 001) y el código de la empresa donde se guardarán los datos de la empresa 001, comprobando que el nuevo código de debe estar en la parrilla CODIGOS QUE NO PUEDE USAR. Comprobará que el programa aplica como Razón Social el nombre de la empresa 001 mas el año en curso. Usted puede cambiar cualquiera de estos parámetros.

Pulse el botón Siguiente. El programa creará una nueva empresa y volcará los datos de la empresa 001 a la nueva.

Pestaña de Configuración del Cierre.



Hasta ahora el cierre es el mismo para cualquier empresa. A partir de este punto, cada empresa puede utilizar distintas configuraciones. Lea las opciones descritas a continuacion, y siga los pasos de aquel que se ajuste a sus necesidas, y recuerde que una vez realizado el cierre, este no puede deshacerse.

Seleccione en el apartado Método, que desea hacer con los ficheros Maestros.
Le recomendamos que seleccione la opción Dejar los datos y eliminar estadísticas.
Si selecciona la opción Vaciar todos los ficheros, se eliminarán todos los registros de los maestros.
La opción Conservar todos los datos, dejaría sus maestros tal y como estaban.

Haga click en Siguiente para pasar al siguiente paso:

Pestaña de Detalles del Cierre.



Ahora ha llegado el momento de decidir que hacer con los Documentos: Albaranes, Facturas, Pedidos, ...
Podrá leer en esta ventana las 4 opciones posibles para Documentos:

 Opción 1. Comenzar todos los documentos desde 0.
Opción 2. Continuar la numeración de los documentos
Opción 3. Empezar la numeración a partir de
Opción 4. Personalizar

Lea atentamente la descripción de cada una de estas opciones y seleccione la más adecuada para Vd.

Opción  1. Comenzar todos los Documentos desde 0.


En la pestaña DETALLES DEL CIERRE, compruebe que esté seleccionado el punto Comenzar TODOS los documentos dede 0.

Esta opción borrará todos los Documentos (Facturas, Albaranes, Compras, Pedidos, Cobros, etc.) y podrá introducir los nuevos movimientos desde el 1.

No es necesario modificar nada más en esta pestaña.  Pulse el botón SIGUIENTE.

Opción 2. Continuar la numeración de los documentos.

En la pestaña DETALLES DEL CIERRE, compruebe que esté seleccionado el punto Continuar la nueración de los documentos.

Esta opción borrará todos los Documentos ( Facturas, Albaranes, Compras, Pedidos, Cobros, etc.) excepto aquellos que maque en la columna Acción.  Por ejemplo si desea mantener los Albaranes Pendientes de Facturar, haga click en la opción Guardar los no facturados. Así con el resto de las opciones que desee mantener.
¡Los documentos seleccionados para Eliminar que no tengan marcada una Acción serán borrados!

Ahora continuarán la numeración de sus movimientos por el último número de los Documentos que halla decidido mantener.

Pulsar el botón SIGUIENTE.

Opción 3. Empezar la numeración a partir de ...

 En la pestaña DETALLES DEL CIERRE, compruebe que esté seleccionado el punto Empezar la numeración a partir de e introduzca en la casilla de la derecha el número que desee empezar los formularios ( fras., albaranes, etc..). La recomendación es introducir el año seguido de 5 ceros. Ejem.: 200600000 de esta forma, la primera factura será 200600001.

Esta opción borrará todos los Documentos ( Facturas, Albaranes, Compras, Pedidos, Cobros, etc.) excepto aquellos que maque en la columna Acción.  Por ejemplo si desea mantener los Albaranes Pendientes de Facturar, haga click en la opción Guardar los no facturados. Así con el resto de las opciones que desee mantener.
¡Los documentos seleccionados para Eliminar que no tengan marcada una Acción serán borrados!

 

Opción 4. Personalizar ...

 En la pestaña DETALLES DEL CIERRE, compruebe que esté seleccionado el punto Personalizar.

Haga click en la columna Documentos para eliminar los movimientos marcados.


Haga click en la columna Acción, si quiere conservar los cumplan la condición descrita.

Introduzca manualmente en la columna Numeraciones, los números por los que desea empezar a numerar los documentos.

Pulsar el botón SIGUIENTE.

Ejemplo de cierre personalizados.

En este ejemplo vamos a ver como hacer un Cierre personalizado.
Para este ejemplo queremos mantener los albaranes pendientes de facturar y los cobros y pagos pendientes de cancelar. El resto queremos vaciarlo para empezar por 1. 

Las pestañas Nueva Empresa y Configuración las cumplimentamos como se han descrito más arriba.

En la pestaña DETALLES DEL CIERRE, compruebe que esté seleccionado el punto Empezar la numeración a partir de e introduzca en la casilla de la derecha el número que desee empezar los formularios ( fras., albaranes, etc..). La recomendación es introducir el año seguido de 5 ceros. Ejem.: 200600000 de esta forma, la primera factura será 200600001.

En la columna Acción desmarque todos los cuadros dejando únicamente los cuadros de Guardar los no cancelados relativos a cobros y pagos y Guardar los no facturados relativos a Albaranes de Clientes..

Pulsar el botón SIGUIENTE.

 Pestaña de Existencias

.

En la pestaña Existencias marque el cuadro Desea Inicializar las existencias si usted desea tener controlado su almacén. Si no usa Almacén o no quiere inicializar las existencias haga click en SIGUIENTE para finalizar.
Este proceso puede tardar varios minutos si tiene varios miles de artículos.



  Ha completado el Cierre !!!.


Enhorabuena ha finalizado su cierre. Ahora ya puede trabajar con su GES2MIL.

 

Descarga del Programa de Cierre.

Instrucciones para la descarga del programa de Cierre de Ges2mil:

 Para WINDOWS 2000, XP, Vista y 7

Cuando haga click para empezar la descarga le aparecerá una ventana de diálogo que le preguntará si desea Abrir o Guardar el archivo, seleccione Guardar, luego le pedirá en que carpeta o directorio guardar el programa, seleccione la carpeta EMPRESA donde se encuentra su gestión y confirme..
Espere a que Windows halla bajado el programa de Cierre.
Después de la descarga deberá crear un botón de acceso directo al programa: Haga click con el botón derecho del ratón en cualquier parte no ocupada del escritorio de Windows, seleccione Nuevo y Acceso directo, teclee en ubicación "C:\EMPRESA\CIERRE.EXE ó búsquelo con el botón de examinar y confirme.
Ya puede usar el programa de Cierre.

Haga CLICK aquí para DESCARGAR el programa de CIERRE para Windows (versiones comprobadas: 2000, XP, Vista y 7)